Những điểm cần chú ý với bảng Mô tả Công việc

Một số ý kiến cho rằng, bảng Mô tả Công việc làm chậm hoặc “bóp nghẽn” sự phát triển của tổ chức, hạn chế sự thăng tiến của nhân viên.

Mục đích của nó là gì? Như đã trình bày ở bài Tại sao cần bảng Mô tả Công việc, rằng bảng Mô tả Công việc sẽ tạo ra các ảnh hưởng tích cực cho tổ chức của bạn. Đồng thời, bạn cũng có thể tối ưu bảng Mô tả Công việc đối với mức độ thực hiện công việc của nhân viên mà không ảnh hưởng gì đến quá trình phát triển của tổ chức một cách uyển chuyển, linh động.

Bạn cũng nên hiểu rằng bảng Mô tả Công việc là một phần trong chuỗi Quản lý Năng lực Làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, trong quá trình soạn thảo, cập nhật và áp dụng, chúng ta cần chú ý các vấn đề sau đây:

1. Trong môi trường làm việc có nhiều biến động, thay đổi như phục vụ khách hàng, bảng Mô tả Công việc của bạn có thể sẽ nhanh chóng “lỗi thời”, không còn phù hợp.
Bạn phải cập nhật hoặc điều chỉnh bảng Mô tả Công việc, ít nhất cũng là theo từng quý hoặc từng giai đoạn nào đó, khi mục tiêu thay đổi hoặc có các cơ hội mới, phù hợp với thực tế. Điều này cho phép nhân viên đáp ứng được các yêu cầu mới đã được xác định. Thật không công bằng cho nhân viên khi được giao nhiệm vụ mới mà vẫn phải chịu trách nhiệm với những công việc đã quy định trong bản Mô tả Công việc ban đầu. Nhất là khi nhiệm vụ và việc hoàn thành công việc liên quan đến đánh giá tăng lương hoặc tiền thưởng…. Nếu không còn phù hợp với thực tế, hãy điều chỉnh hoặc thay đổi bảng mô tả công việc.

2. Nội dung Mô tả Công việc phải uyển chuyển để nhân viên có thể “làm nhiều hơn thế”
Điều này không đồng nghĩa với việc viết thêm dòng “Thực hiện các công việc khác được Cấp trên giao phó″ trong bảng Mô tả Công việc mà phải viết thật sáng tạo, làm sao cho nhân viên có thể có cơ hội được đào tạo chéo, có thể hỗ trợ các thành viên khác hoàn thành nhiệm vụ, tự tin đưa ra các quyết định của mình trong công việc. Rõ ràng bạn luôn mong muốn nhân viên mình có khả năng tiếp nhận các nhiệm vụ mới, vượt qua được những hạn chế của bản thân họ. Bạn không bao giờ muốn nghe nhân viên mình phải hồi lại rằng “đó không phải là việc của tôi”!

3. Bảng Mô tả Công việc được soạn thảo kém cỏi có thể là minh chứng cho việc làm sai, chỉ đạo không đúng và dẫn đến những quyết định sai lầm.
Trong số những nguyên nhân dẫn đến việc đề nghị “dẹp bỏ” bảng mô tả công việc trong hoạt động Nhân sự là do nó được viết quá mơ hồ, không rõ ràng, không có tính định lượng, không có thời gian kết thúc hoặc không thể hoàn thành và nói chung là không có tác dụng, không sử dụng được.

4. Để đảm bảo tính hiệu quả, bạn phải thường xuyên đánh giá lại bảng Mô tả Công việc, sự dụng nó như là một công việc hàng ngày của mình.
Bên cạnh việc định kỳ cập nhật các mục tiêu, chỉ tiêu công việc, bạn cũng nên xem bảng Mô tả Công việc là một phần không thể tách rời trong chuỗi hệ thông đánh giá khả năng làm việc của nhân viên, là một yếu tố để xác định tỷ lệ tăng lương, thưởng cho nhân viên, là cơ sở để rà soát lại việc nhân viên mình sử dụng hoặc phân chia thời gian như thế nào …. Nếu ngược lại thì nên “dẹp bỏ” nó đi như đã đề cập trên mục 3.

5. Nếu bảng Mô tả Công việc chỉ để phục vụ mục tiêu là lưu hồ sơ nhân viên thì cũng coi như vô dụng. Bạn phải đưa nó tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân viền.

Bạn không đồng ý ư, nên xem lại nội dung đã bàn luận ở đây. Hãy đưa bảng Mô tả Công việc tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân viên mới. Nó sẽ giúp các bạn liệt kê ra những kỹ năng, năng lực mà bạn đòi hỏi ở ứng viên, giúp bạn chọn đúng người, phù hơp với yêu cầu của tổ chức.

Regards

HRvnplus.com

Những bài viết có liên quan:

1. Để được đánh giá cao trong công việc
2. Những việc Nên và Không nên khi phỏng vấn
3. Công văn 2114/LĐTBXH-LĐTL của Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội hướng dẫn chi trả trợ cấp mất việc làm
4. Làm sao để nghỉ việc
5. Hãy là người đáng tin cậy nơi công sở!
6. Tầm quan trọng của thư xin việc
7. Cạm bẫy trong công tác quản trị Nhân sự
8. Nhùng nhằng chuyện hỗ trợ thất nghiệp
9. Bảo hiểm thất nghiệp không ảnh hưởng đến trợ cấp thôi việc